Kekuatan dan Kelemahan, Peluang, dan Ancaman Koperasi di Era Millenium

ANALISIS SWOT pada Koperasi di Era Millenium

Dalam Manajemen Koperasi, Perencanaan strategis adalah pengambilan keputusan saat ini untuk koperasi yang akan dilakukan pada masa datang. Pengambilan keputusan dalam organisasi Koperasi Indonesia harus mempertimbangkan sumber daya, kondisi saat ini serta peramalan terhadap keadaan yang mempengaruhi koperasi dimasa yang akan datang. Untuk melakukan perencanaan strategis dalam koperasi maka pengurus koperasi harus memperhatikan 4 aspek penting yaitu masa depan dan peramalanya, aspek lingkungan baik internal atau eksternal, target kedepan dan terakhir strategi untuk pencapaian target.

Analisis SWOT adalah suatu bentuk analisis situasi dengan mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis terhadap kekuatan-kekuatan (Strengths) dan kelemahan-kelemahan (Weaknesses) suatu organisasi dan kesempatan-kesempatan (Opportunities) serta ancaman-ancaman (Threats) dari lingkungan sekitar untuk merumuskan strategi yang tepat bagi organisasi. Hal ini melibatkan penentuan tujuan organisasi dan mengidentifikasi faktor-faktor internal serta eksternal yang baik dan menguntungkan untuk mencapai tujuan itu. Analisis SWOT menunjukkan peran penting dari identifikasi kekuatan dan kelemahan intern dalam pencarian strategi yang efektif. Pencocokan yang cermat antara peluang dan ancaman yang dihadapi perusahaan dengan kekuatan dan kelemahannya merupakan saripati dari formulasi strategi yang tepat. Analisis ini akan berlanjut dengan penggambaran matrik SWOT yang mengilustrasikan empat kemungkinan strategi yaitu :

1.      Strength (S), adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini.

2.      Weakness (W), adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari organisasi atau program pada saat ini.

3.      Opportunity (O), adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang diluar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi dimasa depan.

4.      Threat (T), adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa depan.

Peluang adalah situasi yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Ancaman adalah situasi yang tidak menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Kekuatan adalah sumber daya, ketrampilan atau keunggulan-keunggulan lain relatif terhadap pesaing dan kebutuhan pasar yang dilayani atau ingin dilayani oleh perusahaan. Kelemahan adalah keterbatasan atau kekurangan dalam sumber daya, ketrampilan dan kapabilitas yang secara serius menghambat kinerja efektif perusahaan.

Pengembangan Koperasi Dengan Analisis SWOT memberikan penjelasan tentang mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan perusahaan sebagai berikut : analisis internal merupakan proses dengan mana perencanaan strategi mengkaji pemasaran, penelitian dan pengembangan, produksi dan operasi, sumber daya dan karyawan perusahaan, serta faktor keuangan dan akuntansi untuk menentukan dimana perusahaan mempunyai kemampuan yang penting, sehingga perusahaan memanfaatkan peluang dengan cara yang paling efektif dapat menangani ancaman didalam lingkungan.

Sedangkan faktor tertentu dalam lingkungan eksternal dapat menyediakan dasar-dasar bagi menejer untuk mengantisipasi peluang dan merencanakan tanggapan yang tepat sesuai dengan peluang yang ada, dan juga membantu manajer untuk melindungi perusahaan terhadap anacaman atau mengembangkan srategi yang tepat yang dapat merubah ancaman menjadi bermanfaat bagi perusahaan. Dalam satu lingkungan eksternal dapat menimbulkan ancaman, beliau mengelompokkan lingkungan ekstern kedalam 2 (dua) kelompok yaitu :

1)      Lingkungan luar mempunyai unsur-unsur langsung dan tidak langsung. Contoh unsur-unsur tindakan langsung adalah pelanggan, pemerintah, pesaing, serikat pekerja, pemasok, dan lembaga keuangan.

2)      Unsur-unsur tindakan tidak langsung, antara lain : teknologi, ekonomi, dan politik masyarakat. Mengidentifikasi peluang dan ancaman dapat diuraikan sebagai berikut : disini seorang manajer akan berusaha mengidentifikasi peluang dan acaman apa saja yang sedang dan akan dialami. Kedua hal ini merupakan faktor luar yang dapat mempengaruhi masa depan bisnis, sehingga memang perlu untuk dicatat. Dengan demikian setia pihak yang berkepentingan akan terangsang untuk menyiapakan tindakan, baik peluang maupun ancaman perlu diberikan urutan sedemikian rupa sehingga perhatian khusus dapat diberikan kepada yang lebih penting dan mendesak.

1. Kekuatan dengan indikator :

·         Telah memiliki badan hukum.

·         Strukur organisasi yang sesuai dengan eksistensi koperasi.

·         Keanggotaan yang terbuka dan sukarela.

·         Resiko kekurangan pelanggan cukup kecil.

·         Biaya rendah.

·         Kepengurusan yang demokratis.

·         Banyaknya unit usaha yang dikelola.

2. Kelemahan dengan indikator :

·         Lemahnya stuktur permodalan koperasi.

·         Lemahnya dalam pengelolaan/manajemen usaha.

·         Kurang pengalaman usaha.

·         Tingkat kemampuan dan profesionalisme SDM koperasi belum memadai.

·         Kurangnya pengetahuan bisnis para pengelola koperasi.

·         Pengelola yang kurang inovatif.

·         Kurangnya pengetahuan dan keterampilan teknis dalam bidang usaha yang dilakukan.

·         Kurang dalam penguasaan teknologi.

·         Sulit menentukan bisnis inti.

·         Kurangnya kesadaran anggota akan hak dan kewajibannya (partisipasi anggota rendah).

3. Peluang dengan indikator :

·         Adanya aspek pemerataan yang diprioritaskan oleh pemerintah.

·         Undang-Undang nomor 25 tahun 1992, memungkinkan konsolidasi koperasi primer ke dalam koperasi sekunder.

·         Kemauan politik yang kuat dari pemerintah dan berkembangnya tuntutan masyarakat untuk lebih membangun koperasi.

·         Kondisi ekonomi cukup mendukung eksistensi koperasi.

·         Perekonomian dunia yang makin terbuka mengakibatkan makin terbukanya pasar internasional bagi hasil koperasi Indonesia.

·         Industrialisasi membuka peluang usaha di bidang agrobisnis, agroindustri dan industri pedesaan lainnya.

·         Adanya peluang pasar bagi komoditas yang dihasilkan koperasi.

·         Adanya investor yang ingin bekerjasama dengan koperasi.

·         Potensi daerah yang mendukung dalam pelaksanaan kegiatan koperasi.

·         Dukungan kebijakan dari pemerintah.

·         Undang-Undang nomor 12 tahun 1992, tentang sistem budidaya tanaman mendorong diversifikasi usaha koperasi.

·         Daya beli masyarakat tinggi.

4. Ancaman dengan indikator :

·         Persaingan usaha yang semakin ketat.

·         Peranan Iptek yang makin meningkat.

·         Masih kurangnya kepercayaan untuk saling bekerjasama dengan pelaku ekonomi lain dan antar koperasi.

·         Terbatasnya penyebaran dan penyediaan teknologi secara nasional bagi koperasi.

·         Kurangnya kesadaran dan pemahaman masyarakat tentang koperasi serta kurangnya kepedulian dan kepercayaan masyarakat terhadap koperasi.

·         Pasar bebas.

·         Kurang memadainya prasarana dan sarana yang tersedia di wilayah tertentu, misalnya lembaga keuangan, produksi dan pemasaran.

·         Kurang efektifnya koordinasi dan sinkronasi dalam pelaksanaan program pembinaan koperasi antar sektor dan antar daerah.

·         Persepsi yang berbeda dari aparat pembina koperasi.

·         Lingkungan usaha yang tidak kondusif.

·         Anggapan masyarakat yang masih negatif terhadap koperasi.

·         Tarif harga yang ditetapkan pemerintah.

·         Menurunnya daya beli masyarakat.

Persiapan dalam melakukan analisis SWOT

Sebelum anda melakukan diagnosis terhadap organisasi anda, maka yakinkan dulu bahwa seluruh informasi yang berkaitan dengan organisasi telah dengan mudah anda dapatkan (termasuk SDM anggota anda). Hal ini agar menghindari kesalahan dalam melakukan diagnosis organisasi. Informasi-informasi tersebut didapatkan dengan cara melibatkan seluruh pelaku organisasi, sehingga para anggota organisasi pun terbuka terhadap segala kompetensi yang mereka miliki, yang nantinya sangat bermanfaat bagi organisasi.

Selanjutnya, janganlah bersikap otoriter dalam mengambil data untuk didiagnosis. Karena jika ada pemimpin yang otoriter dan tidak mampu menampilkan data yang otentik, maka akan terjadi kesalahan dalam mendiagnosis yang berdampak pada kesalahan mengambil strategi kedepan untuk organisasi. Untuk itu bersikap terbukalah dan demokratis terhadap seluruh pelaku organisasi. Dan penting diketahui bahwa dalam melakukan analisis SWOT, pengetahuan dan pemahaman akan visi/ misi organisasi harus diketahui secara baik, sehingga analisis akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi.

·       

  Matriks SWOT

Yang anda lakukan selanjutnya yakni mendata seluruh indikasi organisasi secara jelas, sehingga memudahkan dalam mencari strategi yang tepat dan efektif. Untuk memudahkan menganalisis gunakanlah matriks SWOT. Matriks SWOT adalah alat untuk menyusun faktor-faktor strategis organisasi yang dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi organisasi dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Analisis ini dalam dunia kedokteran dimisalkan sebagai sebuah alat diagnosa untuk mendeteksi dan menemukan jenis penyakit pada pasien, dengan cara menampung/mendata terlebih dahulu keluhan-keluhan yang diutarakan pasien.

Dalam menyajikan matrik SWOT, Kekuatan (Strengths) harus didata oleh pelaku organisasi. Dengan kata lain menampung seluruh kekuatan lembaga atau organisasi yang mencakup SDM, kantor atau sekretariat, jaringan dan sarana prasarana yang dimiliki. Kelemahan (Weaknesses) juga mencakup yang kelemahan-kelemahan internal organisasi yang demikian itu. Sehingga Strengths dan Weaknesseses adalah kondisi internal lembaga yang dirasakan atau ditemukan saat ini. Setelah itu pikirkan dan lihatlah di luar organisasi (lingkungan masyarakat dan sekitarrnya) begitu banyak Kesempatan (Opportunities), segera anda tuliskan lalu data potensi eksternal itu. Adapun kondisi eksternal yang mengusik eksistensi lembaga anda berupa Ancaman (Threats) juga perlu anda data. 

Untuk memudahkan anda dalam pendataan, anda dapat menggunakan tabel diagnosis SWOT.

Kita dapat memerinci lebih banyak untuk setiap unsur-unsur di atas sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Pernyataan Kekuatan dengan menyatakan kondisinya sehat dan memiliki harta kekayaan yang cukup bisa tidak relevan atau menurut skala Lickert hanya punya point rendah saja. Yang utama untuk disebut sebagai Kekuatan adalah : “Memiliki laboratorium dan uji produk untuk meningkatkan kualitas produk yang telah disertifikasi”. Pernyataan kekuatan ini bisa memiliki skore tinggi dibanding lainnya. Keterjebakan dalam merancang SWOT adalah menuliskan semua kekuatan sebagai faktor penting, padahal pernyataan yang dibuat relevansinya rendah dengan tujuan atau sasaran SWOT. Ketidaktepatan ini menimbulkan persepsi bahwa kekuatan yang disebutkan, faktanya tidak digunakan untuk mengatasi ancaman atau untuk memperkuat peluang. Demikian juga, terlalu unik dan spesifik, membatasi pernyataan strategi menjadi kaku dan sulit dikembangkan.

Demikian pula dengan “Ancaman”. Jika orientasi perusahaan bukan pasar ekspor dan tidak ada dan tidak akan terjadi serbuan barang impor, maka kebutuhan terhadap sumber daya berkualitas berada pada nomor urut ke sekian dan produk yang tidak memenuhi syarat ekspor sama sekali bukan ancaman. Bisa jadi kelemahannya pada harga atau kebijakan penjualan (Kelemahan). Di sinilah pentingnya menegasi tujuan pembuatan SWOT. Namun, jika tujuan perusahaan dalam analisis SWOT adalah perluasan pasar, maka perusahaan sehat dan modal berlimpah menjadi relevan dan memiliki skor tinggi. Tapi, jika punya peluang penawaran dari kreditor karena kekuatannya adalah relasi dengan bank terjalin baik, maka skor ini bisa lebih tinggi dari modal berlimpah.

Kolom berikutnya, yaitu kolom di tengah adalah untuk pernyataan Strategi. S-T Strategy adalah pernyataan untuk memanfaatkan kekuatan dengan melihat peluang. Pada contoh di atas, maka pernyataan strateginya berfokus pada pemanfaatan laboratorium untuk menelaah produk berkualitas ekspor. Demikian juga S-T, W-O, dan W-T adalah bentuk-bentuk strategik untuk menjelaskan.Setelah kita isi semua kolom, maka tandai yang sama dan ambil salah satu. Dari sini kita akan mendapatkan pernyataan strategi yang relevan untuk ditindaklanjuti.

Apabila kita belum menemukan secara spesifik sewaktu membuat SWOT, maka pernyataan strateginya akan lebih bersifat global dan tidak jelas langkah taktis apa yang ditemukan. Namun, jika yang kita buat tepat, maka peluang untuk mendapatkan pemahaman baru yang sebelumnya tidak tampak, akan terlihat dengan memerinci dan menganalisis dengan model ini.

Untuk mendapatkan analisis yang baik, lakukan proses analisis SWOT berkali-kali, buang yang tidak relevan dan peluang untuk mendapatkan strategi yang lebih akurat/relevan muncul. Kita bisa membandingkan dengan asumsi awal yang biasanya sudah masuk ke dalam pikiran sebelum SWOT ini dibuat.

SWOT untuk organisasi

Dalam sebuah organisasi biasanya setiap awal periode kepengurusan akan dilaksanakan pembuatan rencana program kerja, untuk itu biasanya akan dilakukan sebuah analisis kondisi mengenai suatu organisasi tersebut. Analisis SWOT biasanya dicantumkan dalam GBHK (Garis-garis Besar Haluan Kerja) yang menjelaskan tentang kondisi lingkungan organisasi baik kondisi internal maupun external.

Analisis SWOT ini merupakan sebuah “penyelidikan” tentang situasi dan kondisi dalam suatu lingkungan. Contohnya adalah:

“Ada sebuah organisasi yang akan membuat program kerja, untuk itu mereka harus tahu tentang kondisi organisasi mereka dan lingkungan dimana organisasi itu berada. Untuk itu mereka melakukan analisis SWOT, pertama S, yaitu dengan mengetahui kekuatan organisasi –dalam hal ini, kekuatan bisa diartikan sebagai kondisi yang menguntungkan untuk organisasi- tersebut. Misalnya, pengurus yang setia terhadap organisasi, atau kas organisasi yang banyak, dll. Kedua W, yaitu dengan mengetahui kelemahan organisasi –dalam hal ini, kelemahan bisa diartikan sebagai suatu kondisi yang merugikan untuk organisasi- tersebut. Misalnya, kondisi anggota yang tidak aktif, dana yang tak ada, dll.

Ketiga O, yaitu dengan mengetahui kesempatan organisasi – dalam hal ini bisa diartikan sebagai suatu hal yang bisa menguntungkan jika dilakukan namun jika tidak diambil bisa merugikan, atau sebaliknya. Misalnya, sumber dana ada bila diminta. Keempat T, yaitu dengan mengetahui ancaman organisasi – dalam hal ini bisa diartikan sebagai suatu hal yang akan menghambat atau mengancam selama perjalanan kepengurusan. Misalnya, banyak pengurus dan anggota yang tidak aktif.

Setelah dilakukan analisis SWOT maka jadi mengetahui kondisi nyata apa yang terjadi di lingkungan internal dan external organisas, maka dapat mulai membuat rencana program kerja yang sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan dan mampu untuk dilaksanakan oleh pengurus tersebut.”